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[5W2H? - Conheça essa ferramenta poderosa de Marketing, Planejamento e Gestão.]

5W2H? - Conheça essa ferramenta poderosa de Marketing, Planejamento e Gestão.

O que significa, para que serve, como fazer e exemplos.

Quem busca uma ferramenta de gestão eficaz não pode abrir mão de uma planilha 5W2H.
Apesar do nome um tanto estranho, esse instrumento é muito simples de entender e fácil de aplicar.
E o melhor: não importa qual seja o porte do seu negócio, fazer um plano de ação 5W2H aproxima você de suas metas.
Como você vai ver neste artigo, a metodologia oferece uma das mais completas abordagens em termos de planejamento estratégico.
Basta identificar um problema e construir uma tabela 5W2H para ficar mais próximo da solução.
Quer uma ajudinha para alcançar melhores resultados e projetar um futuro mais rentável à empresa?

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

O que significa 5W2H?

O nome pode assustar no início, mas o processo da ferramenta 5W2H é bem simples.
Basicamente, ela parte de um problema e realiza a análise sobre o seu enfrentamento a partir de sete perguntas – que é o que dá nome à metodologia.

Os cinco "Ws" representam (em inglês): o que (what), por que (why), onde (where), quando (when) e quem (who).

Já os dois "Hs indicam: como (how) e quanto custa (how much). Por exemplos

- What: O que será feito (etapas);
- Why: Por que será feito (Justificativa);
- Where: Onde será feito (Local);
- Who: Por quem será feito (Responsabilidade);
- How: Como será feito (Método);
- How Much: Quanto custará fazer (Custo).

Agora tudo faz mais sentido, não é mesmo?
Mas o significado pode ficar ainda mais claro com um exemplo.

Vamos imaginar que sua empresa esteja com um problema X.
Aqui, está uma explicação do método 5W2H que pode ajudá-lo a resolver esse problema específico com eficiência:

What?: o que será feito?

Antes de tudo, é hora de identificar descrever o problema de forma adequada. A gravidade desse problema varia durante o ano? As definições operacionais são claras? O sistema de mensuração de resultados é preciso e repetível?
Depois, determine o que será realizado, ou seja, qual a meta a alcançar.

Why?: por que será feito?

Qualquer explicação conhecida que contribua para a solução do problema deve ser declarada.
É preciso delimitar razões que justificam por que a meta foi proposta.

Where?: onde será feito?

Se um defeito ocorre em uma parte do processo, onde ele está localizado? Uma folha de verificação de localização pode ajudar.
A partir desse diagnóstico, fica mais simples determinar em qual setor da empresa o problema em questão será enfrentado.

When?: quando será feito?

Você tem uma meta a alcançar, portanto, precisa determinar quando cada uma das tarefas propostas será realizada e também a duração de cada uma delas. Um instrumento de apoio aqui é um cronograma de ações.

Who?: por quem será feito?

Primeiro, veja quem são os indivíduos associados ao problema. Quais são os clientes que reclamam? Quais operadores estão tendo dificuldades?
Em seguida, defina quem será o responsável por cada ação prevista para alcançar a meta que estabeleceu.

How?: como será feito?

Nas etapas anteriores, você definiu quase tudo. Mas não há como colocar a estratégia em prática sem entrar nos detalhes sobre como isso será feito.
É preciso estabelecer um plano específico para cada ação necessária para que a meta determinada lá no início seja alcançada.

How much?: Quanto vai custar?

De nada adianta criar um plano mirabolante se ele não está ajustado à realidade financeira da empresa.
É hora de olhar para o caixa e definir um orçamento viável para ir em busca da meta proposta.
Dependendo da sua capacidade para tanto, pode ser necessário fazer ajustes em prazos e nas próprias ações.

Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.

E uma dica importante, permita que seu planejamento utilize o conceito do Marketing Digital, que será um grade aliado nas suas estratégias.

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